Manajemen Proyek

 

A.  Proyek dan Manajemen fungsional

Manajemen adalah proses merencanakan, mengorganisir, memimpin dan mengendalikan kegiatan anggota serta sumber daya yang lain untuk mencapai sasaran perusahaan yang telah ditentukan. Proyek adalah kegiatan sekali lewat, dengan waktu dan sumber daya terbatas untuk mencapai hasil akhir yang telah ditentukan, misalnya produk atau fasilitas produksi.

Jadi manajemen proyek adalah merencanakan, mengorganisir, memimpin dan mengendalikan sumber daya perusahaan untuk mencapai sasaran jangka pendek yang telah ditentukan. Lebih jauh manajemen proyek menggunakan pendekatan sistem dan arus kegiatan vertikal maupun horisontal. Manajemen proyek tumbuh karena dorongan mencari pendekatan pengolahan yang sesuai dengan tuntutan dan sifat kegiatan proyek. Suatu kegiatan yang dinamis dan berbeda dengan kegiatan operasional rutin. Berbagai pemikiran manajemen yang telah ada berpengaruh besar terhadap konsep manajemen proyek, beberapa diantarannya adalah manajemen klasik (fungsional), pemikiran sistem, dan pendekatan contigency (situasional). Manajemen klasik yang sesuai untuk menangani kegiatan operasional rutin dianggap kurang cepat dalam menanggapi tuntutan dan perilaku kegiatan proyek.

Konsep manajemen proyek menginginkan adanya penanggung jawab tunggal yang berfungsi sebagai pusat sumber informasi yang berkaitan dengan proyek, integrator, dan koordinator semua kegiatan dan peserta sesuai kepentingan dan prioritas proyek. Konsep manajemen proyek juga bertujuan menciptakan keterkaitan yang erat antara perencanaan dan pengendalian. Hal ini terutama disebabkan cepatnya perubahan kegiatan dan berlangsung hanya sekali. Perumusan dan pelaksanaan konsep manajemen proyek melalui evolusi yang bertingkat-tingkat dimulai dari ekspenditor, koordinator, konfederasi proyek, manajemen proyek.

B.  Proyek dan konsep Sistem

Suatu kebulatan atau totalitas yang berfungsi secara utuh, disebabkan adanya saling ketergantungan diantara bagian-bagiannya dinamakan suatu sistem. Sekelompok komponen yang terdiri dari manusia dan atau bukan manusia yang diorganisir dan diatur sedemikian rupa sehingga komponen tersebut dapat bertindak sebagai satu kesatuan dalam mencapai tujuan atau hasil akhir. Engineering sistem adalah aplikasi yang efektif dari usaha-usaha ilmu pengetahuan dan engineering dalam rangka mewujudkan kebutuhan operasional menjadi suatu sistem konfigurasi tertentu, melalui proses yang saling terkait berupa definisi keperluan analisis fungsional, sintetis, optimasi, desain, dan evaluasi. Analisa sistem berurusan dengan proses analisis untuk memilih alternatif dan pengambilan keputusan, engineering sistem memberikan sistematika dan prosedur merekayasa untuk mewujudkan sistem. Sedangkan manajemen sistem memberikan penekanan kepada orientasi mencapai tujuan dan optimasi total sistem.

C.  Fungsi dasar Manajemen Proyek

Fungsi dasar manajemen proyek terdiri dari pengolahan-pengolahan lingkup kerja, waktu, biaya, dan mutu.

1        Pengolahan lingkup proyek

Lingkup proyek adalah total jumlah kegiatan atau pekerjaan yang harus dilakukan untuk menghasilkan produk yang diinginkan oleh proyek tersebut.

2        Pengolahan waktu

Waktu merupakan salah satu sasaran utama proyek, keterlambatan akan mengakibatkan berbagai bentuk kerugian. Pengolahan waktu meliputi perencanaan, penyusunan dan pengendalian jadwal. Salah satu teknik yang spesifik untuk maksut tersebut adalah mengelola float atau slack pada jaringan kerja, serta konsep cadangan waktu yang diperkenalkan oleh D.H.Bush,(1991).

3        Pengolahan biaya

Pengolahan biaya meliputi segala aspek yang berkaitan dengan hubungan antara dana dengan kegiatan proyek. Mulai dari proses memperkirakan jumlah keperluan dana, mencari, dan memilih sumber serta macam pembiayaan, perencanaan, serta pengendalian alokasi pemakaian biaya sampai kepada akuntasi dan administrasi pinjaman dan keuangan.

4        Mengelola kualitas atau mutu

Mutu, dalam kaitannya dengan proyek diartikan sebagai memenuhi syarat untuk penggunaan yang telah ditentukan atau fit for intended use. Agar suatu produk hasil proyek memenuhi syarat penggunaan, diperlukan suatu proses yang panjang dan komplek. Pengolahan kualitas atau mutu yang dilingkungan proyek dilakukan dengan menyusun program penjaminan (Quality Assurance) dan pengendalian mutu (Quality Control).

D.  Fungsi Integrasi

Fungsi Integrasi Manajemen proyek terdiri dari :

1)      Pengolahan Sumber Daya

Pengolahan sumber daya terdiri dari pengelolahan sumber daya manusia dan non manusia. Dalam hal ini, sering dikatakan salah stu fungsi pengolahan yang mungkin tersulit adalah pengolahan sumber daya manusia, mulai dari inventarisasi kebutuhan, mengajukan keperluan, membentuk tim, melatih, memotivasi serta membimbing agar menjadi suatu tim yang dapat menangani kegiatan proyek yang menjadi tanggung jawabnya. Adapun pengelolaan sumber daya non manusia antara lain adalah sumber daya yang berbentuk material, seperti peralatan kontruksi dan lain-lainnya.

2)      Pengolahan Kontrak dan Pembelian

Proyek akan selalu melibatkan perjanjian yang mengikat pihak-pihak peserta, seperti pemilik, kontraktor, rekanan, konsultan, manufaktur, dan lainnya. Perjanjian ini bisa berupa kontrak jasa, pembelian, bantuan teknis, ataupun PO-pembelian. Mereka yang akan menangani proyek dituntut memiliki kecakapan evaluasi, negosiasi, dan administrasi yang kompleks, serta memerlukan ketelitian dan kesabaran.

3)      Pengolahan Resiko

Dalam konteks proyek, mengelola resiko berarti mengidentifikasi secara sistematis jenis, besar dan sumber timbulnya resiko selama siklus proyek, kemudian menyiapkan tanggapan yang tepat untuk menghadapi resiko tersebut.

4)      Pengolahan Komunikasi

Komuniksi memegang peranan penting dalam rangka mencapai keberhasilan proyek, Untuk memperlancar arus kerja pimpro, harus dapat dibuka dan dipelihara komunikasi dengan pimpinan dan personil dibidang-bidang fungsional, atasan, maupun anggota tim inti. Selain itu diperlukan pula perangkat keras (hard ware) dan lunak (sofware) sebagai sarana komunikasi agar proses pengumpulan dan pengolahan data serta informasi dari berbagai aspek kegiatan proyek dapat dilakukan dengan cepat dan akurat sehingga efektif untuk tugas-tugas pengelolaan.

E.  Organisasi Proyek

Mengorganisir adalah mengatur unsur-unsur sumber daya perusahaan yang terdiri dari tenaga kerja, tenaga ahli, material, dana, dan lain-lain dalam suatu gerak langkah yang sinkron untuk mencapai tujuan organisasi dengan efektif dan efisien. Dalam organisasi disusun dan diletakkan dasar-dasar pedoman dan petunjuk kegiatan, jalur pelaporan, pembagian tugas, dan tanggung jawab masing-masing kelompok dan pimpinan.

Proses mengorganisir proyek mengikuti urutan sebagai berikut :

  1. Melakukan Identifikasi dan klasifikasi pekerjaan

Lingkup proyek terdiri dari sejumlah besar pekerjaan. Sebagai contoh adalah tahap implementasi fisik proyek engineering konstruksi, mulai dari menyiapkan gambar-gambar desain engineering, pembelian material, sampai dengan kontruksi. Ini semua perlu diidentifikasi dan diklasifikasikan untuk mengetahui berapa besar volume, macam, dan jenisnya dalam rangka mengetahui sumber daya dan jadwal yang diperlukan sebelum diserahkan kepada individu atau kelompok yang akan menanganinnya.

  1. Mengelompokkan Pekerjaan

Setelah melakukan identifikasi dan klasifikasi, dilanjutkan dengan mengelompokkan pekerjaan tersebut kedalam unit atau paket yang masing-masing telah diidentifikasi biaya, jadwal, dan mutunya. Selanjutnya diserahkan kepada individu atau kelompok yang diberi tugas untuk mengerjakannya.

  1. Menyiapkan pihak yang akan menangani pekerjaan

Dalam hal ini dimulai persiapan pihak-pihak yang akan menerima tugas seperti diatas, seperti memilih ketrampilan dan keahlian kelompok yang sesuai dengan kebutuhan pekerjaan dan memberitahukan sasaran yang ingin dicapai sesuai dengan unit kerja yang akan menjadi tanggung jawabnya.

  1. Mengetahui wewenang dan tanggung jawab, serta melakukan pekerjaan

Agar hasil pekerjaan sesuai dengan harapan, maka kelompok yang menerima pekerjaan harus mengetahui batas wewenang dan tanggung jawabnya. Hal ini amat penting untuk menghindari tumpang tindih dan duplikasi, setelah jelas wewenang dan tanggung jawabnyamasing-masing kelompok maka pekerjaan dapat dimulai.

  1. Menyusun mekanisme koordinasi

Mengingat besarnya jumlah peserta yang menangani penyelenggaraan proyek, maka perlu adanya mekanisme koordinasi agar semua bagian pekerjaan proyek yang ditangani oleh para peserta tersebut dapat bergerak menuju sasaran secara sinkron. Dari sistematika itu terlihat adanya hubungan yang erat antara merencanakan dan mengkoordinisir suatu pekerjaan.

F.  Struktur Organisasi

Sruktur ini akan mengambarkan hubungan formal, tetapi tidak melukiskan hubungan informal yang umumnya timbul bila ada interaksi sosial, struktur organisasi formal akan menunjukkan hal-hal berikut :

  • Macam pokok-pokok kegiatan organisasi (pemasaran, manufaktur, dan lain-lain).
  • Pembagian menjadi kelompok atau sub sistem.
  • Adanya hirarki, wewenang, dan tanggung jawab bagi kelompok dan pimpinan.
  • Pengaturan kerjasama, jalur pelaporan, dan komunikasi, meliputi jalur vertikal dan horisontal.

Bentuk struktur formal yang terkenal antara lain :

v  Organisasi Fungsional

Ciri utama organisasi fungsional ialah memiliki struktur piramidal, dengan konsep otoritas dan hirarki vertikal dengan sifat-sifat berikut :

  • Prinsip komando tunggal dimana masing-masing personil hanya memiliki satu atasan
  • Setiap personil memiliki wewenang dan tanggung jawab yang jelas
  • Arus informasi dan pelaporan bersifat vertikal
  • Mekanisme koordinasi antar unit, bila diperlukan dilakukan, dengan rapta-rapat atau membentuk panitia perwakilan

v  Organisasi Produk Dan Area

Penyusunan struktur organisasi perusahaan besar yang kegiatan usahanya menangani berbagai macam produk, didasarkan atas orientasi produk. Ini terjadi bilamana perusahaan merasa bahwa jumlah dan keanekaragaman produk terlalu besar sehingga sulit untuk ditangani dengan struksur fungsional. Struktur produk ini bersifat otonomi, artinya bertanggung jawab atas laba-rugi divisi yang bersangkutan. Kepala divisi tetap melapor kekantor pusat pimpinan perusahaan untuk mendapatkan keputusan yang menyangkut perusahaan secara menyeluruh.

v  Organisasi Matriks

Agar dapat memantau kemajuan dan prestasi proyek-proyek yang dibentuk dalam rangka memenuhi pesanan, perusahaan menginginkan adanya wakil tunggal pada proyek-proyek bersangkutan yang bertanggung jawab atas kemajuan dan prestasi penyelenggaraan proyek.Untuk itu dibentuk manajer proyek yang berbagai otoritas dan tanggung jawab dengan manajer fungsional yang telah ada. Pengaturan sementara ini kemudian berkembang menjadi struktur formal yang dikenal sebagai organisasi matriks.

v  Organisasi Proyek

Dalam menyusun organisasi proyek, disamping harus memenuhi syarat umum sebagaimana layaknya organisasi formal, penyusunan ini harus pula memenuhi keinginan agar struktur organisasi tersusun sedemikian rupa sehingga konsep manajemen proyek dapat diterapkan dan dijalankan sebaik-baiknya. Adapu unsur-unsur konsep manajemen proyek yang berkaitan erat dan perlu dicerminkan dalam struktur organisasi berkisar pada :

  1. Arus horisontal, disamping vertikal
  2. Penanggung jawab tunggal atas terselenggaranya proyek
  3. Pendekatan sistem dalam perencanaan dan implementasi

Setiap macam organisasi tersebut memiliki kekuatan maupun kelemahan tersendiri.

G.    Fungsi dan Proses Perencanaan serta Pengendalian Proyek

Fungsi perencanaan merupakan salah satu fungsi yang penting dari konsep manajemen proyek yang mencoba meletakkan dasar tujuan dan menyusun urutan langkah-langkah untuk mencapai tujuan. Dalam hal ini, pengendalian berusaha memantau dan menuntun agar pelaksanaan kegiatan berjalan sesuai yang direncanakan.

Perencanaan adalah proses yang mencoba meletakkan dasar tujuan dan sasaran termasuk menyiapkan segala sumber daya untuk mencapainya, ini berarti memilih dan menentukan langkah –langkah kegiatan dimasa datang yang diperlukan untuk mencapai tujuan. Ini dapat berupa penyusunan anggaran, jadwal induk, program QA/QC, organisasi, dan pengisian personil proyek.

Pengendalian adalah usaha yang sistematis untuk menentukan standar yang sesuai dengan sasaran perencanaan, merancang sistem informasi, membandingkan pelaksanaan dengan standar menganalisis kemungkinan adanya penyimpangan antara pelaksanaan dengan standar yang ditetapkan, kemudian mengambil tindakan pembetulan yang diperlukan agar sumber daya digunakan secara efektif dan efisien dalam rangka mencapai sasaran. Urutan proses pengendalian adalah penentuan sasaran, perumusan kegiatan untuk mencapai sasaran, penyusunan sistem informasi, pemantauan, pengkajian dan penganalisisan hasil pekerjaan, serta pengadaan tindakan pembetulan bila diperlukan.

Tersedia berbagai teknik serta metode perencanaan dan pengendalian proyek seperti CPM, PERT, PDM, analisis varians, dan konsep earned value. Pemilihan metode yang hendak digunakan tergantung dari aspek maupun obyek yang bersangkutan serta penguasaan teknis oleh personil pelaksananya. Berbagai faktor menentukan efektivitas, diantaranya yang terpenting adalah tepat waktu dan peka terhadap indikasi penyimpangan, terpusatkan pada masalah yang strategis, mampu mengetengahkan dan mengkomunikasikan penemuan sehingga menarik perhatian yang berwenang dan dapat memberikan peramalan hasil pekerjaan yang akan datang bilamana situasi pada saat pengecekan tidak mengalami perubahan.

H.  Peranan Dan Tugas Pemilik Proyek

Konsep penyelenggaraan proyek yang menyatakan bahwa pemilik hendaknya memegang peranan utama, bukanlah hal yang perlu dipertanyakan lagi. Untuk dapat menempatkan peranan dan tugas pemilik secara benar, perlu difahami tugas-tugas serta motivasi para peserta proyek yang lain, seperti konsultan dan kontraktor dalam usahanya mencapai sasaran proyek yang berupa anggaran atau perkiraan biaya, jadwal, dan mutu.

Sejauh mana peranan dan tugas pemilik juga ditentukan oleh jenis kontrak lump-sum dengan definisi lingkup kerja yang lengkap di dokumen lelang, peranan pemilik pada implementasi fisik relatif minimal. Sebaliknya untuk kontrak cost-plus dengan lingkup kerja yang masih konseptual, dituntut peranan pemilik yang optimal. Dalam imlementasi fisik pemilik mengawasi, memantau dan mengendalikan pekerjaan kontraktor, namun demikian hendaknya mengetahui batas-batasnya, dan tidak bertindak sebagai penyelia terhadapnya. Disamping parameter diatas, pemilik menentukan strategi penyelenggaraan, seperti pilihan jenis kontrak, filosofi desain, penggunaan konsultan atau kontraktor dan bobot sasaran pokok.

 

 

 

 

 

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s